Iktató Csoport Ügyrendje

Közzétételi egység: A szerv alaptevékenysége, feladat-, és hatásköre

Hatályos: 2025. március 1-től

1. Ellátja az iratkezelés felügyeletével kapcsolatos feladatokat. A jegyző megbízásából a csoport vezetője gondoskodik:
a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását;
b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről;
c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról;
d) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról;
e) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről.

2. Gondoskodik az iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságáról és megteszi azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, kialakítja azokat az eljárási szabályokat, amelyek az üzembiztonsági, adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

3. Gondoskodik az iratokban található adatok védelméről, különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen.
4. Közreműködik az üzemeltetés és az adatbiztonság, adatvédelem szabályainak kialakításában, az Adatvédelmi Szabályzat elkészítésében és aktualizálásában.

5. Felelős az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért.

6. Ellátja a központi iktatással, irattárazással, selejtezéssel és a maradandó értékű iratok elhelyezésével kapcsolatos feladatokat.

7. Gondoskodik az iratkezelési szabályzat és annak mellékletét képező irattári terv elkészítéséről és évenkénti felülvizsgálatáról. Ennek érdekében folyamatosan egyeztet a véleményező Magyar Nemzeti Levéltár Heves Vármegyei Levéltárával és az azt jóváhagyó Heves Vármegyei Kormányhivatallal.

8. Gondoskodik az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáról, az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáról az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáról és működtetéséről.

9. Az iktató rendszer rendszergazdai feladatainak ellátása ügykörök, szervezeti változások átvezetése, elektronikus iratok ellenőrzése

10. Az ASP-hez való rendszercsatlakozás megtörténtéig szorosan együttműködik az Informatika Csoporttal az iratkezelő szoftver fejlesztése során, javaslatokat tesz a felhasználói felület megjelenésének és funkcionalitásának javítására vonatkozóan. Fogadja a Hivatal dolgozóitól érkező, az iktató rendszer működésére vonatkozó észrevételeket, ezeket átadja az iratkezelő rendszer fejlesztésének koordinálását végző kolléga részére.

11. Aktívan részt vesz a módosított programverziók tesztelésében, esetleges hibák feltárásában, az Informatikai Csoport munkatársa részére átadja az elvégzett tesztelési folyamat eredményét.

12. Kontrollálja a Hivatal és Önkormányzat gépi interfésszel rendelkező hivatali kapuira érkező elektronikus nyomtatványok letöltését, hiba esetén haladéktalanul értesíti az Informatikai Csoportot.

13. A gépi interfésszel nem rendelkező hivatali kapukról minden munkanapon letölti az elektronikus küldeményeket a hivatal informatikai infrastruktúrájában erre a célra dedikált biztonságos tárhelyre.

14. Nyomon követi az elektronikus iratok automatikus feldolgozási (érkeztetés, iktatás feladatait), hiba esetén tájékoztatja az Informatikai Csoportot.

15. Gondoskodik a Hivatal és Önkormányzat hivatali kapuira érkező elektronikus iratainak az ügyintézők számára olvasható formátumba történő átalakításáról, melyben – szükség esetén - az informatikus kollégák segítséget nyújthatnak, biztosítják a művelet elvégzéséhez nélkülözhetetlen szoftverek telepítését.

16. Elvégzi az automatikusan fel nem dolgozható elektronikus iratok manuális feldolgozást, az irathoz minden esteben csatolja a beérkező elektronikus dokumentumot.

17. Az elektronikus aláírások kezelését az Elektronikus kapcsolattartási szabályzat rendelkezéseinek megfelelően látja el.